Referat fra styremøte i Midt Norge Travforbund torsdag 13. november
kl 18:00 Leangen Travbane
Tilstede: Edmund Morewood, Ketil Oksvold, Geir Trøan, Noralf Brækken, Rolf Inge furuhaug, Jan Lyng, Kai Robertsen, Elin Flataune, Roger Rundhaug, Sverre Hosen og fra Optiman Kjell Håvard Nilsen.
Saksliste
Sak 2) Nye Leangen
Kjell Håvard Nilsen fra Optiman gjennomgikk alle innspill, kommentarer og spørsmål som var kommet til rapporten i etterkant av høstkonferansen, åpent møte på Leangen og innspill fra lagene innsendt innen 23.10.14.
Nilsen anbefalte styret å skrive under en taushetserklæring, for en del av den informasjon som nå skulle behandles. Det har vært for mye «negativ» medieoppmerksomhet rundt saken, som kan få alvorlige konsekvenser for en endelig salgsavtale.
Ketil Oksvold anbefalte at avtalen ble underskrevet før informasjon ble delt med styret, og han anbefalte også at styret vedtar hva som er klassifisert.
Avtalen ble underskrevet av alle styremedlemmer, samt forbundssekretær og Nilsen fra Optiman.
Nilsen fortsatte gjennomgangen av rapporten.
Nilsen gjorde styret oppmerksom på at selger ikke kan underskrive salgskontrakt før
- Skattespørsmålet er avklart
- Utbyggingsplanene for Leangen er godkjent av Trondheim kommune, antatt ferdig 2016
- Avtalen inneholder nok kapital til å oppfylle kravene fra ekstraordinær generalforsamling 2013
Optimans konklusjon er fortsatt at Klæbu er det beste alternativet, med Orkdal på andre plass. Optiman rangerer Melhus på tredje og Malvik på fjerde.
Etter at Nilsen fra Optiman forlot møtet foretok styret en oppsummering av rapporten og Optimans arbeid.
Jan Lyng etterlyste prosessen rundt valget av Optiman.
Fra styreprotokollen ble følgende opplest:
Styremøte 10.11.13, Sak 2: Veien videre: Edmund orienterte om kontakt med svensk firma vedrørende ekspertise for den videre behandling når det gjelder kvalitetssikring og framdrift av prosjektet. Enighet om at en her kontakter flere firma.
Styremøte 22.11.13, Sak 2: Nye Leangen:
OptiMan Byggherrerådgiver kommer til Leangen mandag 25.11.13.
De er interessert i gå gjennom prosjektet, både se på eventuell videre drift og utleiemuligheter på Leangen, verdiansettelse og bygging av nytt anlegg, plassering av nytt anlegg, vurdering fordeler/ulemper ved hvert anlegg Melhus, Klæbu, Malvik og Orkdal, tilleggsinntekter i fra øvrig hestesport enn travet. Vurdering av prosessen i Styringsgruppen og vurdering av pengebruken til Styringsgruppen.
Finn Petter, Trond og Edmund deltar i møtet.
Etter forslag fra Halvard ble det diskutert om å lage en kravspesifikasjon for kvalitetssikring, og be om anbud fra flere mulige aktører. Dette fant man ikke nødvendig, da valgte selskap skal være det beste på markedet. Håper på tilbud til 6. desember 2013. I tillegg henter man en svensk ekspert på nye anlegg. NORION har kommet med ett verdianslag, både vurdert mot næring og bolig, 620'' til 750''.
Jan Lyng spurte også om styret var komfortable med ansvaret det medfører å følge Optiman rapporten.
Det var unisont at det var de alle. Jan Lyng selv er ikke fortrolig med Optimans arbeid. Det er mye bra, men lyng mener det også er en god del mangler. Derav kommer hans spørsmål foregående spørsmål om utvelgelse og komfortabilitet ved Optimans arbeid.
Styreleder Edmund Morewood ga styret sin innstilling til valg av alternativ. Han vil følge Optimans anbefalinger Klæbu nr 1 og Orkdal nr 2. Han spurte om det var andre forslag, før avstemming skulle finne sted.
Noralf Brækken foreslo Melhus nr 1 og Orkdal nr 2,
Kai Robertsen foreslo Klæbu nr 1 og Melhus nr 2,
Jan Lyng foreslo Malvik nr 1 og Melhus nr 2
Etter avstemning ble styrets anbefaling overfor travlagene Klæbu nr 1 og Orkdal nr 2.
Forslagene fikk følgende stemmer: Klæbu – Orkdal 4, Klæbu – Melhus 1, Melhus – Orkdal 1 og Malvik – Melhus 1.
Første alternativ: Klæbu 5, Melhus 1 og Malvik 1
Andre alternativ: Orkdal 5 og Melhus 2
Styrets anbefaling sendes DNT.
Region lederne må nå holde informasjonsmøter for travlagene, før travlagene holder sine ekstraordinære generalforsamlinger. Disse må holdes før søndag 14. desember. NB! Kunngjøres med 14 dagers varsel. På ekstraordinær generalforsamling må lagene rangere lokasjonsalternativene, nr 1, 2, 3, og 4. Lagene må også velge hvem som skal være lagets representant(er) til MNTFs ekstraordinære generalforsamling. Den avholdes søndag 14. desember på Leangen Travbane. Forbundssekretæren sender informasjon til lagene om antall representanter de enkelte må velge. Utgangspunkt er antall medlemmer pr 01.11.14, over 16 år.
Atle Larsen og Rune Gustavsen fra Det Norske Travselskap inviteres til generalforsamlingen.
På grunn av at Nye Leangen er en meget tidkrevende sak, ble det meste av sakslisten, utsatt til neste styremøte søndag 23. november.
Følgende ble behandlet:
Sak 1) Godkjenning av protokoll fra møte 02.10.14 og 14.10.14.
Protokollene ble godkjent.
Sak 3) DNTs Høstkonferanse, 25. oktober
Utsatt.
Sak 4) DNT Ponni
Tilskudd til Ponniaktiviteter.
Lagene/regionene ble oppfordret til å søke om tilskudd til lisenskurs avholdt i 2014. Frist for søknad om tilskudd er 1. desember.
Rissa og Stadsbygds ponnigruppe har fått tildelt kr 10000,- i støtte for sine sommeraktiviteter.
Ponniinstruktørkurs
MNTF har fått plass til to deltakere, Siw Anita Røstad og Sarina Berntsen Røstad fra Ørland Travklubb, kurset går på Starum 6 – 9 november.
Endringer ponnireglement
Ponni Nord og Sør har behandlet forslagene og sender disse til forbundssekretæren.
Sak 5) Generalforsamlinger i MNTF 2015
Saken utsatt.
Sak 6) Lov for Midt Norge Travforbund
Saken utsatt.
Sak 7) DU søknader fra lagene
Forbundssekretæren oppfordret regionene/lagene om å søke. Siste frist for innsending fra lagene til forbundet er 30. november.
Sak 8) Folkehesten 2015
Alle travlag deltar i salget av Folkehesten 2015. Lagene tildeles hver 10 andeler som skal selges.
Dette er et flott julegavetips. Pris kr 399,- pr andel, kr 30,- i provisjon til lagene. Forbundssekretæren sender ut materiale.
Sak 9) Til Start 2014
Saken utsatt.
Sak 10) Hemne Travlag
Saken utsatt
Sak 11) Forbundssekretærens kvarter
Saken utsatt
Sak 12) Eventuelt
Møtet hevet kl 23.30.
Trondheim 14.11.14
Sverre Hosen