Referat fra styremøte i MNTF 14.10.14

Referat fra styremøte i Midt Norge Travforbund tirsdag 14. oktober kl 18.00, Leangen Travbane

Tilstede: Edmund Morewood, Ketil Oksvold, Noralf P Brækken, Jan Lyng, Kai Robertsen, Geir Trøan, Rolf Inge Furuhaug, Laila Næve og Sverre Hosen

Gjest: Kjell Håvard Nilsen. Forfall: Roger Rundhaug

Saksliste

Sak 1) Godkjenning av protokoll fra møte 02.10.14. 

Godkjenning utsettes til neste styremøte.

Sak 2) Nye Leangen

Kjell Håvard Nilsen oppsummerte innspill og spørsmål som han har fått etter forrige styremøte. Han har deltatt på Høstkonferansen 5. oktober, skattemøte 8. oktober og åpent informasjonsmøte 9. oktober.

Den videre tidsplan ser nå slik ut:

17. oktober - frist for lagene å sende inn kostnadsoverslag på oppgradering av regionanleggene. Tallene skal med i søknad om skattefritak

23. oktober- siste frist for innspill, kommentarer og spørsmål til Optiman rapporten

Innspill, kommentarer blir tatt med i ny oppdatert rapport.

24. oktober – frist for driftsregnskap og kontantstrømanalyse for både eiendomsselskap og driftsselskap, settes opp og presenteres av Ernst & Young

24 oktober – styremøte i DNT, rapporten presenteres

29 oktober – skattemøte EY/BDO DNT/MNTF søknad om skattefritak til finansdepartementet ferdigstilles for innsending.

29. oktober – arbeidsmøte MNTF/Optiman

11. og 12. desember styremøte i DNT

Desember – ekstraordinær generalforsamling, valg av lokasjon

Nilsen orienterte om at intensjonsavtalen som er reforhandlet og dette gir en større sikkerhet til travet.

Styret fortsetter behandlingen av saken og avventer med å ta noen beslutning, før de siste innspill, kommentarer og spørsmål er avklart og besvart.

Sak 3) Oppsummering Høstkonferansen.

Alle var fornøyd med gjennomføringen av høstkonferansen. Godt oppmøte og et stort engasjement. Sakslista kan ikke være lengre. En sak ble utsatt. Det er helt klart et stort behov for samlinger av denne art. Lagene har stort behov for informasjon, og de har mange tanker og gode ideer å dele med resten av forbundets lag. Maten fra selskapet Sans på Løkken Verk fikk god omtale.

Sak 4) Regiondager ved Leangen Travbane 2015

Sverre gjennomgikk forslag til fordeling av regiondager ved Leangen. Fordeling ble vedtatt og lagene vil gjøre sine forberedelser. Det må samtidig legges frem oversikt over kommisjonærer ute i regionene, samt det må sjekkes for hvem ordner med busser inn til Leangen, og hva møtes lagene med på Leangen. Sverre setter opp en mal for arrangementene.

Sak 5) Regnskap

-          Sverre gjennomgikk regnskapet for MNTF pr 30.09.14. Det viser et resultat på kr 253631,80. Resultatet vil ved årsslutt nærme seg budsjettet. Mange store kostnadsposter gjenstår. Høstkonferansen, samt reise og kjøregodtgjørelser.

-          Sverre gjennomgikk de enkelte regnskap for Til Start pr 14.10.14. Styret vedtok at regionene/lagene skal ta alt arbeid med Til Start, både invitasjoner, arrangement og regnskap. Dette for å lette forbundssekretæren for arbeid. Møre har hele tiden gjort jobben selv. Regnskapene overføres i løpet av oktober.

Sak 6) Forbundssekretærens kvarter

-          Sverre gjennomgikk forbundets og forbundssekretærens ansvarsområder - § 5-2 og § 5-10 i Lov for Det Norske Travselskap. Han gjennomgikk også arbeidsinstruks og arbeidsreglement. Dette i forbindelse med store arbeidsmengder og mye opparbeidet plusstid. Det er ingen midler til overtid, og med kutt i øvrige tilskudd til drift av lag og forbund, må arbeidsinnsatsen prioriteres og plusstid avspaseres. Det blir nye åpningstider ved kontoret.

-          Aktivitetsplan for høsten 2014 ble gjennomgått.

-          Det ble bestemt at kontorets åpningstider reduseres til fire dagers uke og kortere åpningstider. Mandag – torsdag kl 07:30 – 14:00. Fredager blir stengt. Dette gjøres for at forbundssekretæren skal ha mulighet til å avspasere plusstid. Deltakelse i forbindelse med møtevirksomhet prioriteres.

Sak 7) Eventuelt

Forfall meldes til Sverre Hosen

e-post dntmidtnorge@travsport.no

mobil 95729911