Referat fra styremøte i Midt-Norge Travforbund tirsdag 20. januar, kl 18.00, Leangen Travbane
Tilstede: Edmund Morewood, Ketil Oksvold, Geir Trøan, Noralf P. Brækken, Rolf Inge Furuhaug, Elin Flataune, Sverre Hosen
Forfall: Roger Rundhaug, Ikke møtt: Jan Lyng
Trukket seg fra vervet: Kai Robertsen.
Saksliste
Sak 1) Godkjenning av protokoll fra styremøte 17.12.14
Protokoll godkjent.
Sak 2) Ekstraordinær generalforsamling 21.12.14
Styret har avholdt ekstraordinær generalforsamling med valg av lokasjon av Nye Leangen. Dette er i forhold til hva som ble vedtatt på ekstraordinær generalforsamling 10. november 2013.
Valgresultatet er sendt til styret i DNT, for videre behandling.
Sak 3) Brev fra Orkdal Tråvklubb, klage på gjennomføring av valg av lokasjon
Styret har avholdt ekstraordinær generalforsamling med valg av lokasjon av Nye Leangen. Dette er i forhold til hva som ble vedtatt på ekstraordinær generalforsamling 10. november 2013.
Valgresultatet er sendt til styret i DNT, for videre behandling.
Styret kan ikke se at det er nødvendig med noen ny ekstraordinær generalforsamling, da det under den avholdte generalforsamling 21.12.14, ble avholdt flere avstemminger både over godkjenning av innkalling, om valg skulle gjennomføres og hvordan. Det ble vedtatt med flertall at innkallingen godkjennes, at valg skulle avholdes og avstemmingsmetode.
Sverre sender svar til Orkdal Tråvklubb, med kopi til DNT v Rune Gustavsen.
Sak 4) Nye Leangen
Edmund orienterte om at det nå arbeides med salgskontrakten. DNT er sammen med MNTF i arbeidet.
Foreløpig ikke kommet svar på skattespørsmålet.
Midt Norge Travforbund har nå avholdt ekstraordinær generalforsamling 21.12.14. med valg av lokasjon for Nye Leangen og varsler at Leangen Eiendom AS i samarbeid med DNTs styre overtar og gjennomfører videre salgsprosess, samt prosess rundt utvikling av nytt anlegg.
MNTF og DNT holdes løpende orientert.
Styret vedtok dette enstemmig.
Sak 5) Tillitsvalgtes opptreden
Styret vedtok å kalle inn de involverte personene i de tre varslede sakene fra styremøte 17.12.14. De innkalles til et møte med styret i MNTF, for en gjennomgang av de rapporterte hendelser. Styret vedtar etter møte hva den videre prosess blir.
Det ble under behandling av denne saken også varslet at det må opprettes en sak mot Stjørdal Travsportsforenings representants opptreden på ekstraordinær generalforsamling 21.12.14. Det sendes brev til Stjørdal Travsportforening og til DNT.
Sak 6) Til Start hester f 2014
Sverre orienterte om utsendt liste over hester f 2014 i Midt Norge, og ba regionene som ønsker å arrangere Til Start for hester f 2014 om å melde tilbake med datoer for informasjonsmøter i sine regioner. Midt Norge er bedt om å avholde informasjonsmøtene selv, da Knut Olav Dahl og Gunnar Gjerstad er svært opptatt de neste månedene. MNTF har gjennom de seneste årene opparbeidet stor kompetanse på dette, gjennom å hatt ange arrangementer tidligere.
Informasjonsmøter må avholdes innen utgangen av februar. Det oppfordrestil samarbeid mellom regionene, både for avvikling av møtere og senere arrangement.
Sak 7) Regnskap pr 31.12.14
Sverre gjennomgikk regnskapet pr 31.12.14.
Regnskapet viser et resultat på kr 11168,21. Styret vedtok at dette overføres til egenkapitalen.
Det er et ønske at budsjettene settes opp med alle tilskuddsposter fra DNT. Tidligere praksis har variert, noe som bl.a. skyldes sent vedtatte budsjetter sentralt.
Sak 8) Generalforsamling MNTF 15.03.15
Agendaen ble gjennomgått og forbundssekretæren sørger for de nødvendige dokumenter blir ordnet.
Styret ser det ikke nødvendige å arrangere ekstraordinær generalforsamling i forbindelse med valg av nye representanter fra region Nord. Valget gjennomføres på ordinær generalforsamling 15. mars 2015.
Sak 9) Folkehesten 2015
Sverre orienterte om salget så langt. Mange lag har jobbet meget bra, men dessverre er det en del lag som ennå ikke har rapport om salg eller betalt inn kr 3990,- for de andeler som styret påla lagene å selge. Styret oppfordrer lagene til å fullføre salget av minimum 10 andeler. Fra sentralt i DNT er det kommet en kampanje, som gir lagene en kompensasjon på kr 50,- pr solgte andel etter 20.01.15. Det er viktig at det registreres i feltet «vervet av» i forbindelse med all registrering av solgte andeler.
Sak 10) Forbundssekretærens kvarter
Sverre orienterte om utsendte årsrapporter, og at det ikke vil bli utbetalt banebidrag, før lagene har levert inn sine årsrapporter. Ref retningslinjer fra DNT.
Sverre orienterte om at terminlisten med alle lokalkjøringene i MNTF i 2015 blir kunngjort i sentral løpsbulletin. Sverre sender ut terminlisten til lagene, med oversikt over hvilke løpsbidrag som blir utbetalt i 2015. Alle løpsinnbydelser vil bli kunngjort i sentral løpsbulletin.
Tidligere praksis fra siste året med full løpsinnbydelse i Leangen programmet, blir endret. Det er nå varslet kutt i antall sider i programmet, noe som gjør at det kun blir trykt tid, sted og arrangør av arrangement.
Alle løpsinnbydelser legges fortsatt ut på forbundets hjemmeside, straks de foreligger.
Sak 11) Eventuelt
Elin Flataune søker hjelp til å skaffe sponsorer til ponniløpene. Det er først og fremst sponsorer til dekken.
Forfall meldes Sverre Hosen
Tel 73847940, mobil 95729911,
e-post:dnt.midtnorge@travsport.no