Protokoll felles styremøte mellom Midt-Norge Travforbund og Leangentravets Eiendom AS 09.02.21 kl 20.00 til ca kl 22.00.
Til stede: Asbjørn Opdal, Morten Valstad, Aina H Westberg, Jan Frode Holltrø, Thea Indrebø, Hilde Nordtiller, Elin Flataune, Lene Grenne, Reidar Samskott, Odd Haugdahl, Jan Ola Riseth , Robert Jakobsen, Pål Christian Garlie, Sverre Hosen
Forfall: Trude T Gulbrandsen
Agenda:
1) Infomøte 27/1 21 om Arena Midt-Norge
- I etterkant av informasjonsmøtet for travlagsledere avholdt 27.01.21, mottok styret i MNTF og DNT en epost med tema: Ad MNTF's travbane i Orkdal, videre prosess og risiko for styremedlemmer som fatter vedtak uten å ha nødvendig dokumentasjon på plass.
Pål Christian Garlie fra Pretor orienterte om styrets ansvar og kompetanse, i forhold til de påstander som fremlegges, og i forhold til den videre prosess i byggingen av Arena Midt-Norge og oppfyllelsen av vedtaket i EXOGF om å selge Leangen i 2013.
Det som er viktig er at styret har opptrådt aktsomt, og ikke tatt forhastede beslutninger. Det er viktig at man har innhentet råd og vurderinger fra eksterne fagfolk og gjennomgått alle kontrakter, før de skal signeres. At man ved låneopptak er sikre på å ha betalingsevne og at det er innenfor selskapets totale økonomi.
Styret fikk mandat i 2013 til å selge Leangen, og i 2017 fikk styret mandat til å bygge ny travbane lokalisert i Malvik, sekundært i Orkdal. Styret er med dette ansvarlig for at Midt-Norge får ny totalisatorbane, som er klar til travkjøring i februar 2022.
Etter Garlie’s innlegg ble styret i MNTF oppdatert på hvordan det er jobbet i LTE AS med prosessen frem til dagens kontrakter med de valgte entreprenører. Det er sluttforhandlinger nå og man regner med underskrift i uke 7 for bygg og uke 8 for infrastruktur. Det har vært møter med bank, og man vil få satt opp lånebetingelser, slik at man kan gjøre de nødvendige risikoanalyser for betalingsevne på lån og selskapets totale økonomi. Styret i DNT har også vært orientert om prosessen og støtter det arbeidet som er gjort. De bistår i prosessen med kontraktene, før disse underskrives. De ser også nødvendigheten av ett låneopptak, for å ferdigstille Arena Midt-Norge.
Begge styrene, MNTF og LTE AS er klare på sitt mandat og ansvar. Det er den enkeltes særegne kompetanse, som samlet utgjør styrets kompetanse. Denne brukte sammen med ekstern ekspertise /kompetanse fra rådgivere, vil sikre at man gjennomfører prosessen på en forsvarlig måte.
Asbjørn orienterte om hva som kan være videre prosess med e-posten i forhold til brudd på travets etniske retningslinjer. Han har vært i kontakt med Svein Morten Buer.
Det er enighet om at eposten ikke svares ut. Den og epost fra enkelte travlag, handler om ett sterkt ønske om mer informasjon. Hjemmesiden til Arena Midt-Norge er nå aktiv og man har startet med å legge ut informasjon. Det legges ut oppdatert info pr 10/2 på hjemmesiden i løpet av onsdag 10. februar. Fremover blir det viktig å legge ut ukentlige oppdateringer på hjemmesiden. Robert er ansvarlig for siden og legger ut etter koordinering med Asbjørn. MNTF sender ut info om oppdateringer til styre og lagledere. Robert som kontaktperson for siden, bør stå på siden.
Styrene i MNTF og LTE AS har mottatt brev fra Gunnar Bergem hvor han fratrer sine styreverv med øyeblikkelig virkning mandag 8. februar.
Hilde Nordtiller rykker opp fra vara til styremedlem i MNTF og Reidar Samskott rykker opp fra vara til styremedlem i LTE AS. For vervet som leder i Gauldal Travsportlag forespørres Trude T Gulbrandsen, sekundært Morten Valstad. Endringene i styrene gjelder frem til årets generalforsamlinger.
- Alle i styrene stiller seg bak den videre prosessen frem til kontrakts underskrivelse. Sluttforhandlinger fortsettes med Ruta for bygg, underskrift uke 7 og Solberg Maskin for infrastruktur uke 8. Asbjørn Opdal og Odd Haugdahl følger opp dette.
Lånebetingelser klargjøres og budsjett med fremdriftsplaner settes opp. Budsjetter både for LTE AS og LT AS. Dette for å ha full oversikt over total økonomien, før signering gjennomføres.
Trondheim 10.02.21
Sverre Hosen