Protokoll fra styremøte nr 1 – 21 i Midt-Norge Travforbund, tirsdag 12. januar 2020 kl 18:00, på TEAMS
Til stede: Asbjørn Opdal, Morten Valstad, Aina H Westberg, Thea Indrebø, Gunnar Bergem til kl 19.15, Jan Frode Holltrø fra kl 18.30, Elin Flataune, Hilde Nordtiller, Sverre Hosen
Forfall: Lene Grenne, Trude Tevik
Saksliste
Sak 1 – 1/21: Godkjenning av protokoll fra styremøte 13/20 den 15.12.20.
Vedtak: Protokoll godkjent.
Sak 2 – 1/21: Generalforsamling Gauldal Travsportlag
- Utsatt pga nye smittevernregler.
Vedtak: Ny dato torsdag 18. mars, og frist for innsendte saker forlenges til torsdag 18. februar
Sak 3 – 1/21: Generalforsamling MNTF
- Utsatt pga nye smittevernregler.
Vedtak: Ny dato søndag 6. juni, og frist for innsendte saker forlenges til fredag 14. mai.
Sak 4 – 1/21: Møtedatoer i 2021
Sak 5 – 1/21: DU-søknader 2021
Søknader og anleggskontaktenes vurderinger av 06.01.21 gjennomgått.
Vedtak: Styret vedtok å endre prioriteringen til anleggskontaktene på ett punkt, Rauma Travforening bytter plass med Gauldal Travsportlag. Vedtatt innsendt til DU utvalget.
Sak 6 – 1/21: Status ARENA MIDT-NORGE
Asbjørn orienterte om budsjettsituasjonen etter at man har hatt samhandlingsmøter med entreprenørene. Man har redusert prosjektet så mye som man mener er mulig. Forkalkyler av infrastruktur med bane viste at tidligere kalkyler hadde undervurdert arbeidsomfanget. Eksempler på mangler er at ingen interne veier/trenings løyper var budsjettert, ingen gjerder eller bommer var budsjettert, det var heller ikke satt av noe til utendørs høyttalere og skjermer. Det beløpet har økt betydelig i forhold til det som ble fremlagt ved avstemningen i 2017. Ernst & Youngs endelige vurdering stadfester at en endring i selskapsstruktur for å kunne oppnå mva refusjon, vil medføre en risiko for skattevedtaket. 50% mva refusjon er derfor fjernet fra budsjettet. I tillegg til dette har det siden forhandlingen av salgsavtale i 2015, vært en prisvekst på 14% som ikke er hensyntatt i avtalen med Leangen Bolig AS. Dette gjør at det vil bli vanskelig å realisere prosjektet innenfor førstegangsutbetaling fra Leangen Bolig AS.
Vedtak: Styret kontakter advokat og lovkomiteen, for å sikre riktig beslutningsprosess. Videre kontaktes bank for å sjekke lånebetingelser. Det er avtalt ett møte med styret i DNT tirsdag 19. januar. Det legges opp til lagledermøte i uke 3, med informasjon om videre prosess med Arena Midt-Norge.
Sak 7 – 1/21: Nytt fra selskap/regioner/grupper
Lite aktivitet i lag og regioner.
Ungdomsgruppen har hatt planleggingsmøte for sesongen 2021 på Teams. Mange deltok og de planla følgende: Volte-kurs - annenhver måned, Hovpleie-kurs, Equiterapi-kurs, tur til Jarlsberg Grand Prix og besøk hos Stall Hamre. Smittevern vil være i fokus, og tiltakene arrangeres når disse blir mulig og tillatt.
Sak 8 – 1/21: Forbundssekretærens kvarter
- Orienterte om årsregnskapet, som var utsendt på forhånd. Overskudd på kr 207333,- for administrasjonen og kr 19015,- for ungdommene. Sendes til revisjon.
- Orienterte om oppdatert treningsliste for hester i Midt-Norge pr 01.01.21.
Sak 9 – 1/21: Eventuelt
Morten Valstad tok opp manglende informasjon ut til lagene om Arena Midt-Norge og etterlyste ny hjemmeside. Det ligger mye ikke oppdatert informasjon ute om Nye Leangen. Asbjørn orienterte om at ny hjemmeside er klar, men mangler oppdatering med informasjon.
Sverre tar kontakt med Robert, da det er Leangen som har fått ansvar for drift av hjemmesiden til Arena Midt-Norge.
Trondheim 13.01.2021
Sverre Hosen