Årsmøter Mælum og Solum Travklubb

Referat Årsmøte Melum og Solum Travklubb

Tirsdag 26. januar 2016

Styrerommet Klosterskogen Travbane

Referat

Tilstede: 5 av klubbens styremedlemmer, og 15 av klubbens medlemmer, til sammen 20 personer.

Saksliste:

1.      Godkjennelse av innkalling:

Formann ønsker velkommen til årets årsmøte, og begynner på første punkt på sakslisten. Begynner med godkjennelse av innkallelsen, en av de tilstede kommer med kommentar om at valgkomiteens innstilling skal være med i innkallelsen til årsmøtet.

2.      Valg av dirigent, referent og 2 personer til å underskrive protokoll:

Formann foreslår Johan Undem Som dirigent, ingen innsigelser. Synøve Andersen blir foreslått som referent, ingen innsigelser. Det blir foreslått Øystein Simonsen og Henning Undem blir foreslått til å underskrive protokollen, ingen innsigelser. Disse blir banket inn.

Før dirigenten går videre i sakslisten, ønsker han å kommentere at vi som sitter her i dag er her for vi driver med noe vi liker å drive med, og at vi må ha dette i tankene og med ønske om et godt og kultivert årsmøte. Videre, vi har hatt et medlem som har gått bort i 2015, Turid Grønli, vi minnes henne med 1 min stillhet.

3.      Årsberetning:

Dirigenten overgir ordet til sekretær som leser årsberetningen høyt. Kommer ønske fra medlemmer om at man også skal nevne hestene som hadde godkjent mønstringsløp. Styret informerer om at vi ikke har mulighet til å hente inn denne informasjonen, men om personer som har fått godkjent mønstringsløpene rapporterer dette inn selv til styret innen jul, vil vi gjerne ta disse navnene med i årsberetningen fremover.

4.      Revidert regnskap:

Kommentar om at andre utgifter posten er stor, hva innebærer denne? Få inn foregående års tall inn i regnskapet, så man har noe å sammenligne med. Regnskapet godkjent med de kommentarer som er fremkommet.

5.      Fastsettelse av medlemskontigent:

Forslag fra styret om at det fortsetter på 200 kr, ingen motsigelser. Godkjent.

6.      Fastsettelse av godtgjørelse for mønstringsløp:

Forslag fra styret om at det fortsetter som før, ingen innsigelser, godkjent.

7.      Innkomne forslag:

Ingen innkomne forslag.

8.      Valg:

Overlater ordet til valgkomiteens formann. Han foreslår gjenvalg på Ine Dahl og Johan Undem, ingen motsigelser, disse to blir valgt inn i styret for to nye år. Videre foreslår valgkomiteen Synøve Tvedt Andersen inn som styremedlem, ingen motsigelser, Synøve ble valgt inn i styret. Knut Bråthen foreslås som 1. varamedlem, og Endre Andersen som 2.varamedlem, ingen motsigelser, disse to ble da valgt som varamenn.

Videre blir Ine Dahl foreslått som ny formann, og Johan Undem som nestformann, ingen motsigelser, disse ble da valgt til disse vervene.

Takker valgkomiteen for en ryddig jobb. Og takker de fremmøtte for et koselig og hyggelig årsmøte.

Møtet er hevet.

ÅRSMØTE I MÆLUM OG SOLUM TRAVKLUBB 31.januar 2014 klokka 19.00 på Styrerommet på Klosterskogen Travbane

.Det var 26 av lagets medlemmer til stede1. Godkjenning av innkalling: ble godkjent2. Valg av Dirigent, Referent og 2 personer til å underskrive protokoll. Dirigent ble JohanHerbjørn Undem, referent ble Gyri Kaasin. Olav Kaasin og Knut Høydalen ble valgt til åunderskrive protokoll.Det ble holdt et minutts stillhet for æresmedlem Harald Omland og medlem Thorbjørn Tvedtsom begge gikk bort under 2013.3. Årsberetning-denne ble godkjent med kommentar at årsmøtet som ble holdt 2013 medtall fra 2012 var med i beretningen.4. Revidert regnskap-stort underskudd i år- ble godkjent. Kasserer Hans Martin Lien forklarteregnskapet som var mer uoversiktlig enn det tidligere, nå med nytt regnskapssystem.Underskuddet kan i store trekk forklares med nedskrivning av gamle vogner til 0, kjøp av nyspeedkart, utlegg til travgalla og sponsorer til travlagsdagene som ikke er sendt ut regningpå. Det ble kommentert fra revisorer at de ønsket mer oversiktlig regnskap og at det skalskilles i regnskapet på premiekjøring og travlagsdag. Premiekjøringen skal prøve å gå ibalanse. Grassrotandelen fra Norsk Tipping var på 956 kroner.Kommentarer på nykjøpt speedkart og ordning for vedlikehold av vogner .Styret må jobbemed å få et system for rutiner for reparasjon og vedlikehold av disse. Et klart regelverk, evten loggbok som ligger sammen med vognene, der medlemmene kan signere for lån avvognene ved bruk. Kommentar på at det ikke har blitt gitt informasjon til medlemmene omat det har blitt kjøpt ny vogn. Om ingen bedring i system og håndtering av leievognene, mådet vurderes å kutte ut disse. Når det gjelder kjøp av utstyr og tepper mm ble detkommentert at styret må få tilbud fra flere hesteutstyrsbutikker før kjøper noe. Det ble også kommentert at Stig Flaatha kunne få med seg 12 000 kroner i mønstringsløpstilskudd, oghåndteringen av utdeling av tilskuddet.5.Fastsettelse av medlemskontigent- 200 kroner som tidligere6. Innkomne fo rslag- det ble sendt melding per SMS om at disse var å finne på nettsidene tilMelum og Solum Travklubb.Forslag 1- Vi anmoder DNT om å undersøke muligheten med et samarbeid med NorskTipping eller ATG, når det gjelder håndtering av totalisator spill på norske travbaner oggaloppbaner. Praktisk og økonomisk konsekvens analyse.Det ønskes en vekker for rikstoto. Kommentar på at totalisatorbevilgningen kommer frastaten til NR via landbruksdepartementet. Ble enighet om å undersøke muligheten, viatravforbundet.Forslag 2-Mønstringsløpstilskudd. Kommentar på at i årets forslag var ikke tatt medbegrensning i antall hester per medlem. Det ble enighet om maks to hester.Mønstringsløpstilskudd tilfaller ansvarlig eier/leier (med godkjent leieavtale i DNT) avkvalifisert hest. Dette gjelder også ved andelslag. Det gis 1000 kroner per godkjentmønstringsløp under 2014. Hesten må stå registrert på eieren når mønstringsløpet blirgodkjent. Eier må være medlem av Melum og Solum Travklubb før 1/1-2014, og det gistilskudd til maks to hester per eier. Mønstringsløpstilskudd tas opp på nye årsmøter ogvedtas for et år av gangen avhengig av hvordan DNT legger opp ordningen og klubbensøkonomi.Forslag 3-Fra generalforsamlingen ble det enighet om at familiemedlemskap skullediskuteres i styret. For å ha ponnilisens, må man stå som eget medlem og kan ikke stå underfamiliemedlemskap. Ble enighet i styret om å foreslå juniormedlemskap til nestegeneralforsamling med medlemsavgift på 100 kroner. Det ble enighet om at klubbeninnfører juniormedlemskap til fylte 18 år på 100 kroner.Forslag 4- Ingen minstepremier under 3000 kroner. Forslag fra Øystein Simonsen som ønsketat travklubben skulle ta dette opp direkte under generalforsamlingen. Diskusjon rundt detteog ble vedtatt at travklubben sender dette videre til travforbundet der det er frist for forslagtil Generalforsamlingen 5. februar. Styret prøver å få dette inn som sak ved å være innenfortidsfristen. Dersom det ikke blir en sak, bør det bli en gjennomgang av tidsfrister omtravklubbene har saker oppe på årsmøtene som de vil gå videre med.7.ValgPå valg fra styret var Johan Herbjørn Undem, Gyri Kaasin og Kari Ellingsen, der de tosistnevnte har sagt nei til gjenvalg. Forslag fra valgkomite på styremedlemmer var IneElisabeth Dahl, Synnøve Tvedt Andersen og Knut Bråthen. Fra salen ble gjenvalg foreslått påJohan Herbjørn Undem. Det ble valg mellom disse fire på 3 styreplasser. Ine fikk 25 stemmer,Johan fikk 19 stemmer, Knut fikk 18 stemmer og Synnøve fikk 16 stemmer. Dermed ble Ine,Johan og Knut med i styret. Valg av varamedlemmer med forslag fra valgkomite på ReidarEvensen og Trond Teigen. Fra salen kom det forslag på Synnøve Tvedt Andersen, BjørnHaugestøyl og Sigmund Paulsen. Valg på to varamedlemmer viste etter telling Synnøve 19stemmer, Sigmund 15 stemmer, Bjørn 9 stemmer, Reidar 6 stemmer og Trond 2 stemmer.Dermed ble Synnøve og Sigmund varamedlemmer.Valg av formann ble gjenvalg på Øyvind Slåen, nestformann forslag fra valgkomite på Ine E.Dahl, med motforslag fra salen på Johan H. Undem. Ine fikk 17 stemmer, mens Johan fikk 9stemmer, dermed ble Ine Elisabeth Dahl nestformann. Styret blir enige internt om hvem somtar sekretær og kassererpostene. Formann representerer travklubben i formannsmøter,formann og nestformann i generalforsamling for Telemark Travforbund., mens formannrepresenterer travklubben til generalforsamlingen for Telemark Toto.Det nye styret blir dermed Øyvind Slåen (formann), Ine Elisabeth Dahl (nestformann), HansMartin Lien, Johan Herbjørn Undem og Knut Bråthen, Synnøve Tvedt Andersen(1.varamann), Sigmund Paulsen (2.varamann), Ailin Magnus (ponniansvarlig).Valgkomite blir Knut Kaasin (1år), Knut Høydalen (2år) og Bjørnar Heibø (3år).Revisorer gjenvalg på Oddvar Lindgren og Olav Kaasin, med Kai Grønli som varamann.Innsatspokaler ble delt ut til årets 3-åring South Valley Victoria representert ved HenningUndem, og Rolin og Bjørnar Heibø som årets eldre hest.Etter dette var det forslag og appell til det nye styret om å støtte opp om ponnilandsleierentil sommeren og respektere ponnitravet, med ønske om 5000 kroner fra travklubben. Detnye styret kommer til å engasjere seg i ponnilandsleiren, og regner med at det kommeranmodninger fra travforbundet om bidrag. Det ble også anmodet om å påvirke valg tilGeneralforsamlingen i DNT når det gjelder valg av styret. Viktig også å vise engasjement for å øke antall kjøredager på klosterskogen igjen.

Forslag til generlaforsamling.

Forslag 1

Vi anmoder DNT om å undersøke muligheten med et samarbeid med Norsk Tipping eller ATG, når det gjelder håndtering av totalisator spill på norske travbaner og galoppbaner.

Praktisk og økonomisk konsikvent analyse.

Forslag 2

Mønstringsløpstilskudd tilfaller ansvarlig eier/leier (med godkjent leieavtale i DNT) av kvalifisert hest. Dette gjelder også ved andelslag. Det gis 1000 kroner per godkjent mønstringsløp under 2014. Hesten må stå registrert på eier når mønstringsløpet blir godkjent. Eier må være medlem av Melum og Solum Travklubb før 1/1-2014. Mønstringsløptilskudd tas opp på nye årsmøter og vedtas for et år av gangen avhengig av hvordan DNT legger opp ordningen og klubbens økonomi.

Forslag 3

Fra generlalforsamlingen ble det enighet om at familiemedlemskap skulle diskuteres i styre. For å ha ponnilisens,må man stå som eget medlem og kan ikke stå under familiemedlemskap. Ble enighet i styre om å foreslå juniormedlemskap til neste generalforsamling med medlemsavgift på 100 kroner.

Forslag 4

Ingen minstepremier under 3000 kroner.

ÅRSMØTE-MÆLUM OG SOLUM TRAVKLUBB

Styrerommet,Klosterskogen Travbane 27/1-2012 kl 19.00

Til stede: 27 medlemmer, samt fobundssekretær i Telemark Travforbund-Tore Svendsen

1.Godkjenning av innkalling

2.Velge dirigent-formann Øyvind Slåen

Referent-sekretær Gyri Kaasin

2 personer til å underskrive dokument-Thorbjørn Tvedt og Kjell Arne Staakkan

3.Behandle årsberetning. Årsberetningen ble lest opp og godkjent

4.Behandle revidert regnskap. Regnskapet ble gått igjennom av kasserer Hans Martin Lien. Nytt regnskapssystem ble begynt med i desember (duett regnskapssystem). Overskudd på 15634 kroner. Premiekjøring gikk i stort overskudd. Leievognene har gitt inntekter dette året, da har sendt ut fakturaer på årlig leie. Kommentar på at premiekjøring ikke bør gå så mye i pluss. Det bør gå i balanse. Også kommentar på at burde satse på bedre premier på premiekjøringen. Regnskapet ble godkjent.

5.Fastsette medlemskontigent. Spørsmål på hvorfor det var forskjellige  medlemskontigenter i travlagene i Telemark. Tore Svendsen informerte om regelverk. Medlemskontigenten som blir vedtatt gjelder for 2013. Forslag om familiemedlemsskap.  Medlemskontigenten ble fastsatt til 200 kroner per medlem.

6.Behandle innkomne forslag.

-Forslag1: Minstegrense foreslått av styret på 10 000 kroner for innsatspokaler. Store diskusjoner om dette forslaget. Det endte med skriftlig avstemning. Totalt 27 stemmer hvorav 12 stemte ja for forslaget og 15 stemte nei. Forslaget har dermed falt.

-Forslag2:På grunn av reduserte bidrag til godkjente mønstringsløp, foreslår styret et ekstra bidrag. Forslag på 2000 kroner ekstra. Hesten må stå på et medlem når løpet blir kjørt. Kraftige diskusjoner. Det ville legges fram motforslag på at mottageren av tilskuddet måtte være medlem fra nyttår året før. Det ble også kommentert at burde dobles. Innspill om at klubben har 100 års jubileum om fem år, og at det er bra å ha ekstra penger på bok da. Skriftlig avstemming på forslaget; 13 stemte ja og 14 stemte nei. Det går etter dette ikke å stemme over forslaget som kom under årsmøtet.

-Forslag3:Styret ønsker at medlemmene skal kunne kjempe om innsatspokalene uavhengig av hvilken kommune de er bosatt i. Forslaget er enstemmig vedtatt.

-Forslag4:Diskusjoner om innkjøpt hest av et medlem i travklubben under året kan bli med å kjempe om innsatspokalene.  Det ble til slutt enighet om å trekke tilbake forslaget. Styret får fullmakt til å utforme nye statutter. Disse skal sendes ut til høring. Deretter skal disse opp på et medlemsmøte. Viktig å presisere at de nye vedtektene som blir vedtatt gjelder fra 1/1-2012.

-Forslag fra Øystein Simonsen sendt inn til styret

Forslag1:Bestemme et minimum antall medlemsmøter. Ble enighet om 2 medlemsmøter i året. Dette kan også være foredrag, eventuelt da også i samarbeid med andre travklubber.

Forslag2:Ingen premie under 2500 kroner for totokjøring. DNT styrer premiematrisen fra 1/1-2012. Klosterskogen har breddepremiering og begynner med to ekstra premier. Angående forslaget ble det enighet om at det skal sendes videre til forbundsstyret.

Forslag3:Ikke mer enn maks 25% i oppsitt  og prosenter av premier. Det er fritt opp til hver kusk og hver eier. Forslaget falt mot 1 stemme.

Forslag4:Mestvinnende eldre hest får innsatspokalen uansett om har vunnet den før. Styret foreslo en vandrepokal skaffet av sponsorer til mestvinnende hest under året i tillegg til de vanlige innsatspokalene. Pokalen må vinnes 3 ganger av samme eier før han kan får pokalen til odel og eie. Utdelingen må følge statuttene.

7.Valg

Nytt fra DNT at vi må ha en ponniansvarlig for rekruttering. Cathrine Winge ble valgt til dette og vil også bli klubbens monteansvarlig.

På valg er Johan Herbjørn Undem, Gyri Kaasin og Kaj Grønli.  Kaj Grønli ønsket ikke gjenvalg. Det ble gjenvalg på Johan Herbjørn Undem og Gyri Kaasin. Kari Ellingsen i valgkomiteen hadde kontaktet en del kvinnelige medlemmer for å bli med i styret uten positive svar. Etter forslag på Kari Ellingsen, ble hun valgt inn i styret. Første varamedlem ble Oddgeir Slåen, som også er internettansvarlig sammen med Hans Martin Lien. Andre varamedlem ble Arvid Johansen.

Til valgkomiteen måtte to nye medlemmer velges inn, siden Kari Ellingsen ble med i styret. Kjell Arne Staakkan-leder for valgkomite, Hans Even Andersen og May Nøklegård. Varamedlem ble Henning Undem. Gjenvalg på revisorer- Oddvar Lindgren og Olav Kaasin. Nytt varamedlem som revisor ble Kaj Grønli.

Øyvind Slåen ble på nytt valgt til formann og Johan Herbjørn Undem ble nestformann. Styret velger representant til DNTs generalforsamling.

Det ble også fikset funksjonærer til premiekjøringen og vakthold i hesteringen.  Det ble også gjennomgang av sponsorer til premiekjøringen som var til stede; Megaflis, Gyri Kaasin, Johan Herbjørn Undem, Torstein Buer, Grønli og sønner. Innsatspokaler gikk til Bjørnemyr Fresa (medlem ikke til stede) og Martille. Diplomer ble delt ut til Æresmedlemmer.