Tilstede: Arne Herberg, Gunnar E. Flåten, Ingar Aarøe, Laila Laahne, Birgitte Folvik, Roy Gjølberg. Re, Stokke, Larvik, Tønsberg, Sande, Horten, Sandefjord. Geir Pedersen (galla komiteen) Asbjørn Hauane, Stig Gyllensten, Svein Tore Røynestad (AS’et) og daglig leder Øyistein Dale.
Fravær: Lågen, Holmestrand, Siv M. Kittelsen.
Sekretær: Ann-Sophie M.
- Innkalling og saksliste godkjent.
- Godkjenning/signering av styreprotokoll 4/12
- Ref styremøter DNT: VT sine ref må bli lettere tilgjengelig på nett. Følgende link kan brukes:
http://www.travsport.no/Organisasjon/ForbundLag/Vestfold-Travforbund/Om-forbundet/Referat-fra-styre-og-lagmoter/
- Evaluering av hestegalla 2012: Geir P. orienterte om arbeidet og evalueringen fra komiteens side, man bør begynne planleggingen av dette tidligere. Forslag til oppstart planlegging for 2013 bør skje i medio september. Eget evalueringsskriv var sendt ut på forhånd. Geir Pedersen og Jan erik Christoffersen sa seg villige til å sitte i arr komiteen for galla 2013 også J
- Høstkonferanse 2012: Vi har fått forespørsel fra Buskerud og Telemark om et samarbeid, det vil virke negativt å si nei til dette, siden banene jobber sammen på andre områder. Dato er satt til 13-14/10-12, stedet blir sannsynligvis Brunstad Conference Center (Oslofjord Convention Center), da de er eneste som kan ta imot så mange på forholdsvis kort varsel.
- Info fra Jarlsberg v/DL Øistein Dale: det er gjennomført en «hestekur» når det gjelder nedbemanning og all overtid skal avspaseres så langt det er mulig. Det er ikke like stor tilgang på bokser til trening lenger (dette spesielt på løpsdager), dette også av hensyn til renhold og klargjorte bokser. Det er også innført tider på når banen kan forventes å være preparert. Dette er det gitt informasjon om på SMS fra forbundet. Banemester gjør det som er mulig å gjøre uten for mange utlegg, er det strengt nødvendig blir det kjørt på grus, men banen er slitt og trenger en renovering, noe som ikke er aktuelt nå.
JGP 2012:
- 11/7: unghest dagen – full V65 – åpen restaurant og buffet.
- 12/7: lunsj trav (og fotballkamp)
- 13/7: V65 – åpen restaurant og buffet- konsert
- 14/7: V75 - åpen restaurant og buffet – show på Quality
- 15/7: V65 – UTM - åpen restaurant og buffet.
Det var snakk om tandemløp m spill, men dette ble dessverre nedstemt i NR i siste liten. Senke nivået på «kjendisene» og få til et løp allikevel må være målet..
Det skal utarbeides en avtale på tandemvognene, dette er tatt opp tidligere og gitt videre til et styremedlem som skal se på saken snarest. Tandem kjøringen er nå også forsikret i tilfelle uhell.
Dugnadsliste er gitt ut og det er bare å sette seg opp slik at det mest prekære blir gjort før JGP, tilbakemeldinger på hvem som gjør hva til Øystein Dale oystein.dale@rikstoto.no eller sekretæren dnt.vestfold@travsport.no
Et lass m grus til ponni påselings plass, duken under begynner å komme frem.
Det vil komme en folder/brosjyre på UTM søndagen, men så langt er det ikke noen som har utmerket seg, vi hadde folk på Solvalla for å trekke de til oss og promotere rammeløpene.
Utbyggingen: dette er komplisert.. de endelige avtaler mm må på plass, «hvem skal ha hva og disponere dette» det jobbes kontinuerlig med dette med DNT, VT/AS, Bermingrud og Stamhuset Jarlsberg skal enes.
7. Eventuelt:
- DNT’s Jan Hedrèn, skal til Jarlsberg for å bli presentert, Gunner E Flåten og Tom Andersen tar kontakt og avtaler dette.
- Laila informerte om «Hestens Dag» som er søndag 19/8. det er gjort mye, men det er helt nødvendig med flere folk til å få dette i boks.
- Horten lurte på om det var mulig (mot betaling) at ponniavd serverte gratis kaffe og vafler i hesteringen som en hyggelig gest til folkJ
- Horten har også en idè om å sette opp bannere langs veien (Auli) slik at det er synlig at det er JGP. Vegvesenet må kontaktes og klareres.. utgiften til dette er ca 15 000, og de spurte om de andre 8 lagene kunne bidra med 1000,- hver, så skulle de ta resten? Øvrige lag sa seg villig til det.
- Mangler en ponniløp sponsor til 11/7, og håper at noen kan bidra der.
- Amatørmatchen mot Årjäng: dato for retur er ikke helt satt, men blir sannsynligvis 19/8, og krasjer med vår hestens dag, dette må kuskene gjøres oppmerksomme på.
- Kan alle lag være så snille å gjøre en innsats på å få inn så mange mobilnr på medl som mulig, også riktige mail adresser, men mobil er viktigst, da det blir sendt ut mye beskjeder til alle medlemmer ofte.
Møteslutt 20.30 Ann-Sophie M.
Forbundssekretær VT
