Tilstede: Ingar Aarøe (IAa), Gunnar E. Flåten (GEF fra Kl 18.20), Siv M Kittelsen(SMK), Ingolf Herbjørnrød (IH), Øystein Dale (ØD, kun under orientering om publikumsfasiliteter)
Forfall: Truls S. Glittum (TSK) meldt frafall. Anette D. Talbot (ADT), Silje K. Eilertsen (SKE), ikke meldt frafall.
Sekretær: Ann-Sophie Myklebust(ASM)
1. Godkjenning av innkalling og saksliste.
Godkjent uten merknader.
2. Godkjenning /signering av protokoll fra forrige styremøte 7/15
Protokoll signeres på neste møte, råutkast er sendt alle i styret.
3. Referat styremøter DNT. http://www.travsport.no/Organisasjon/DNTs-Protokoll/
Styret besluttet å ta gjennomgang av disse på neste styremøte.
4. Leder Informerer:
• Leder informerte om BVT/terminlistehøringen 2016, og møtet som var mellom partene 23/9-15 på Drammen Travbane. Skriv på dette distribuert til styret.
Partene er enige om nåværende oppsett av terminlisten for 2016, NR’s Harald Dørum har bekreftet at dette er slik det blir.
• Utvikling av publikums plass: IH’s mail til leder på forslag om framdrift ble tatt opp og drøftet i styret. En idébank/gruppe som uavhengig av Eiendom/VT styret, kan komme med innspill og forslag, men at det først rådføres med eiendomsstyret at dette er OK. VT tenker en gruppe på 2-3 personer med en viss kompetanse er ansvarlig for idébanken. Dette er noe som må gjennom laglederne også, og hva de tenker om dette.
ØD informerte kort om hva som er tenkt så langt i forhold til publikumsfasiliteter (foran glassfasaden først og fremst) Vi må ha økonomien på plass før vi kan realisere noen grep om hva som skal gjøres. Vi ønsker alle en travarena med dertil fasiliteter som setter oss på travkartet, men det er noen vesentlige ting som må på plass først og hisse på seg bygningsetaten i Tønsberg er ikke første steg!
• Leder informerte om den avsluttende regningen fra E&Y. Den var det ikke budsjettert med og vil gi en enda høyere budsjettsprekk. Ved styrets gjennomgang av regnskap før GF må det lages noter som forklarer dette nøye.
5. Sekretæren informerer:
• Dessverre meldte begge som var meldt på Ponniinstruktør kurs seg av, veldig leit at det skjedde nå når vi har et stort behov for avlastning på de to vi allerede har. Vi må bare lete videre etter nye kandidater.
• Rosa sløyfe aksjonen i oktober, hva tenker VT? Skal vi gjøre noe? Styret ønsket å henstille til lagene at de bidrar hvis de har mulighet, og at styret skulle prøve å få tak i rekvisita slik at vi kan få til en innsamling på de to gjenværende kjøredagene i oktober.
Sandefjord har lags dag 23/10 og Stokke 30/10, en idé er å kjøre rosa dekken til vinnerne disse dagene? Setter opp «tips» glass i hesteringkafeteria, travcafe, vekta og hestesportsbutikken? Kan Damegruppa bistå? Siv Sjekker ut dette. Sekretæren sjekker med administrasjon ang forside på programmet og et skriv inni.
6. Ponnilandsleir 2016:
• Det er MYE jobb og krever mye av mange. Ponnifolket ønsker dette, er de villige til å dra dugnadslasset? De må bidra med mye tid skal det være mulig å gjennomføre.
• Kan vi bruke Melsom til innkvartering av folk og hester? De har fasilitetene til begge deler.
• VT tar dette opp med lag lederne på den forbundsvise delen av høstkonferansen, innspill fra lags lederne.
• Trenger en person som er 100% ansvarlig og dedikert til jobben.
• Sekretær sjekket med Tove Onshuus, 23/10 er absolutt siste frist for svar, da må andre forespørres om de vil/kan.
• Legge ut på Facebook
• Arbeidsgrupper på hva som trengs. Sekretæren legger ved arbeids oversikt fra 2006 leir.
7. Ponni v/SMK:
• Lite løp for A ponnier! Dette er det mulig å endre på, men det må ponniavdelingen selv ordne og komme med forslag på, alle vet at en terminliste blir satt et år i forveien, mye kan skje på det året, bare endringene er gjort 3mnd i forveien er det ikke noe problem å endre.
• De nye jakkene til Instruktører, de som var på ungdomssamling ble vist fram, flotte jakker som også kan kjøpes av øvrige.
• Tilbakemeldinger på oppfølgingskurs i Sverige for gamle ponniinstruktører; lite nytt og nyttig!
8. BVT Høstkonferanse:
• Sende ut på forhånd til lagene slik at de kan gjøre seg opp en mening og komme med innspill på følgende:
Ponnileir på Jarlsberg 2016
Strategiplan 2020
Folkehesten 2016, Åsbjørn Tengsareid er trener. VT og lagene er pålagt å aktivt selge andeler. Andelene skulle vært lagt ut for salg under klasseløpshelgen, da hadde det vært lengre tid og lettere å selge.
VT innstiller på å avlyse BVT høstkonferansen i sin nåværende form. Det er en lite attraktiv agenda, og stiller spørsmålstegn ved et såpass stort og kostbart arrangement uten DNT deltagelse. Kostnadene for lagene blir for store. Forslag er å avholde et dags seminar på enten Drammen el Jarlsberg.
10. Eventuelt:
• Det må ryddes rundt lykter og skiftes lyspærer før vinteren.
• Skriv fra DNT’s sportssjef: «hvordan løse pengebruken på Derby/Kriteriet?
1: flere innskudd/øke innskudd
2: lavere premier.
IH: dette diskuterte vi i fjor, og jeg sier det samme som jeg sa da, kutt ut
Kriteriet/Derby for de kalde, det gir ikke den samme effekten som satsingen på
de varme og «Made in Norway» er et godt eksempel på det.
• 6 hester i V75 med store pengepremier? Elendige spilleløp og vi taper stort på det, hva skal vi gjøre med det?
• Hestegalla 2016: hvem skal føre regnskap, utsendelse av regninger, purringer ajourføring av lister mm?
• Lagsmøtene i sin nåværende form er svært lite produktive, hva kan VT gjøre for at de skal bli bedre og lederne føle at de får gjennomslag for det de fremmer?
• Løpsleder i sin nåværende form er ikke inspirerende nok, og hvert fall ikke under JGP. Leder må ta dette opp igjen.
Ordinært styremøte avsluttet Kl. 21.30
Vestfold Travforbund 14/10-15
Ann-Sophie M.
Sekretær VT
Neste møte: 2/11-15 Kl 18.(tiden kan endres avhengig av mengden på agenda)
Signatur:
…………………………………………………
Ingar Aarøe
…………………………………………………
Gunnar E. Flåten
…………………………………………………
Siv M. Kittelsen
…………………………………………………
Silje K. Eilertsen
…………………………………………………
Truls Glittum
…………………………………………………
Ingolf Herbjørnrød
…………………………………………………
Anette D. Talbott
